Manajemen dan 4 Fungsi Manajemen

Kata manajemen berasal dari bahasa latin “manus” yang berarti tangan dan “agree” yang berarti melakukan. Apabila kedua kata tersebut digabungkan menjadi “manager” yang berarti menangani. Selain itu ada pendapat lain yang mengatakan berasal dari bahasa Perancis “menagement” yang berarti seni melaksanakan dan mengatur. Kemudian diserap ke dalam bahasa Indonesia menjadi manajemen.

Manajemen adalah proses mengarahkan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen dipandang sebagai suatu proses mencapai tujuan organisasi melalui interaksi sumber daya dan pembagian tugas yang ada.

Manajemen dapat membuat bisnis atau organisasi menjadi lebih berkembang karena dijalankan secara terstruktur dan prosedural. Manajemen akan membantu dalam penetapan keputusan atau kebijakan perusahaan.

Dari uraian diatas tidak dapat dipungkiri bahwa kegiatan manajemen memiliki fungsi yang besar. Ada beberapa fungsi manajemen yang ada dalam suatu organisasi.

Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang ada dan melekat dalam proses manajemen yang dijadikan acuan dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Manajemen berlangsung dalam suatu proses yang sistematik dan berkesinambungan. Fungsi-fungsi manajemen yang paling umum digunakan meliputi fungsi Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan), dan Controling (pengawasan) yang biasa disingkat P-O-A-C.

Fungsi Planning (Perencanaan)

Planning atau perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang akan dicapai dan menciptakan jalan serta sumber daya yang diperlukan dalam mencapai tujuan tersebut seefektif dan efisien mungkin. Perencanaan sangat penting dan tidak boleh dilewatkan dalam proses manajemen. Perencanaan merupakan fungsi yang paling fundamental, karena fungsi lainnya terlebih dahulu harus ditunjang oleh planning.

Perencanaan harus dapat menjawab pertanyaan apa yang harus dikerjakan, mengapa harus dikerjakan, bagaikana harus dikerjakan, dimana harus dikerjakan, dan kapan harus dikerjakan. Perencanaan yang baik akan memperlancar tercapainya visi dan misi organisasi yang hendak dicapai.

• Perencanaan memberikan arah sasaran bagi perusahaan dan mencerminkan prosedur terbaik untuk mencapau sasaran tersebut. Tujuan utama dari perencanaan dalam perusahaan antara lain :
• Memberikan arahan yang baik untuk manajer ataupun karyawan. Adanya rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus dicapai, dengan siapa bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencpai tujuan tersebut.
• Mengurangi ketidakpastian. Ketika manajer akan membuat rencana, ia akan dipaksa untuk melihat kemungkinan yang terjadi di masa depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
• Meminimalisir pemborosan. Adanya kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efisien serta mengurangi pemborosan.
• Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.

Perencanaan berdasarkan jangka waktunya dapat dibedakan atas :

• Perencanaan jangka panjang, perencanaan yang biasanya mempunyai jangka waktu lima sampai sepuluh tahun atau lebih.
• Perencanaan jangka menengah, perencanaan yang biasanya mempunyai jangka waktu dua sampai lima tahun.
• Perencanaan jangka pendek, perencanaan yang biasanya mempunyai jangka waktu satu sampai tiga tahun.

Fungsi Organizing (Pengorganisasian)

Fungsi kedua adalah penorganisasian (organizing), pengorganisasian adalah serangkaian tindakan yang melibatkan banyak orang untuk menempati unit-unit tertentu, seperti kerja manajerial, teknis dan sebagaonya. Pengorganisasian pada dasarnya merupakan upaya untuk melengkapi upaya untuk melengkapi rencana yang telah dibuat sebelumnya dengan susunan organisasi pelaksanakanya. Dalam pengorganisasian yang harus diperhatikan adalah kegiatan harus jelas siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan apa targetnya.

Pengorganisasian mencakup menentukan tugas, mengelompokkan tugas, mendelegasikan otoritas serta mengalokasikan sumber daya di seluruh organisasi. Fungsi organizing menciptakan strktur formal dimana pekerjaan ditetapkan, dibagi dan dikoordinasikan.

Manfaat pengorganisasian antara lain :

• Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan.
• Menciptakan spesialisasi saat menjalankan tugas.
• Karyawan dalam perusahaan mengetahui tugas apa yang akan mereka laksanakan.

Fungsi Actuating (Pelaksanaan)

Setelah penyusunan rencana, pengorganisasian sumber daya yang ada maka fungsi selanjutnya adalah menggerakkan atau pelaksanaan anggota untuk bergerak dalam mencapai tujuan. Pelaksanaan adalah proses implementasi dari semua rencana, konsep, ide serta gagasan yang telah dibuat untuk mencapai tujuan organisasi.

Fungsi actuating sederhananya adalah bagaimana membuat anggota organisasi mau melakukan apa yang diinginkan organisasi. Fungsi ini sangat melibatkan kualitas, gaya kepemimpinan, motivasi, komunikasi, dan budaya organisasi. Fungsi pelaksanaan harus dimulai pada pimpinan organisasi. Seorang pemimpin harus mampu bersikap objektif dalam menghadapi berbagai persoalan organisasi yang beragam, objektif dalam menghadapi perbedaan karakter anggotanya. Pemimpin harus peka dengan kodrat manusia yang memiliki kelebihan dan kekurangan berbeda-beda.

Tindakan Actuating dapat dibagi dalam tiga tahap,yakni :

• Memberikan semangat, motivasi, inspirasi atau dorongan sehingga timbul kesadaran dam kemauan para petugas untuk bekerja dengan baik. Tindakan ini disebut juga motivating.
• Pemberian bimbingan melalui contoh-contoh tindakan. Tindakan ini disebut directing yang meliputi beberapa tindakan sepert pengambilan keputusan, mengadakan komunikasi antara pimpinan dan staf, memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompok dan memperbaiki sikap, pengetahian maupun ketrampilan staf.
• Pengarahan (directing atau commanding) yang dilakukan dengan memberikan petunjuk-petunjuk yang besar, jelas dan tegas. Segala saran atau intruksi kepada staf dalam pelaksanaan tugas harus diberikan dengan jelas agar terlaksana dengan baik dan terarah kepada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Fungsi Controling (Pengawasan)

Fungsi terakhir dalam manajemen adalah pengawasan atau controling. Pengawasan dapat diartikan sebagai usaha menentukan apa yang sedang dilaksanakan dengan cara menilai hasil atau prestasi yang dicapai sudah sesuai atau meyimpang dari standar yang telah ditentukan. Apabila melenceng dari standar akan segeral dilakukan perbaikan sehingga hasil akan sesuai dengan apa yang direncanakan.

Pengawasan merupakan kegiatan positif karena mengarahkan kegiatan sedemikian hingga dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Pengawasan merupakan alat untuk menjamin bahwa rencana yang telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan.

Dalam fungsi controlling ada beberapa hal yang perlu dperhatikan, yakni:

• Menentukan standar atau tolak ukur prestasi kerja.
• Mengukur hasil kerja dengan standar yang ada.
• Membandingkan prestasi dengan langkah-langkah yang ditetapkan.
• Mengambil langkah-langkah untuk perbaikan hasil yang tidak sesuai dengan standar atau tolak ukur yang ditetapkan.

Baca Juga